Payroll y Manejo de Empleados en Florida
Todo lo que necesitas saber como empleador: salario mínimo, horas extra, impuestos de nómina, formularios obligatorios, recordkeeping y cumplimiento. Información 100% verificada de fuentes oficiales del gobierno.
Contratar a tu primer empleado es un hito enorme — pero también trae responsabilidades legales que empiezan desde el primer día. Esta guía cubre todo lo que la ley federal y el Estado de Florida requieren: salarios, horas extra, impuestos, formularios obligatorios y cuánto tiempo guardar cada documento. Nada de estimaciones ni suposiciones — solo información verificada directamente del gobierno.
$7.25
Fuente: dol.gov/agencies/whd/flsa
$14.00
Fuente: floridajobs.org — Florida Dept. of Commerce
$15.00
Fuente: floridajobs.org — Florida Dept. of Commerce
Regla Clave: Aplica el Salario Más Alto
Cuando un empleado está cubierto tanto por la ley federal (FLSA) como por la ley estatal de Florida, el empleador debe pagar el salario más alto de los dos. En Florida, esto siempre significa pagar al menos el salario mínimo de Florida ($14.00/hora vigente), ya que es mayor que el federal de $7.25. El empleador no puede retaliar contra un empleado por exigir su derecho al salario mínimo.
Reglas de Horas Extra — Fair Labor Standards Act (FLSA) — Fuente: dol.gov
El Límite
> 40 horas
Los empleados cubiertos deben recibir pago de horas extra por cada hora trabajada sobre las 40 horas en una semana laboral. Una semana laboral es cualquier período fijo de 7 días consecutivos de 168 horas.
La Tasa
1.5x
Las horas extra se pagan a no menos de una vez y media (1.5x) la tasa de pago regular del empleado. No hay límite en el número de horas que puede trabajar un empleado de 16 años o mayor.
Exempciones
$684/sem
Ciertos empleados ejecutivos, administrativos y profesionales pueden estar exentos si ganan al menos $684 por semana en base salarial y cumplen pruebas específicas de funciones. Empleados altamente compensados (≥$107,432/año) tienen reglas adicionales.
Lo que la FLSA NO requiere
La FLSA no requiere: pago por días festivos, vacaciones pagadas, pago extra por trabajar fines de semana o feriados, ni beneficios adicionales. Esas son políticas de la empresa, no obligaciones federales.
| Impuesto | Tasa Empleado | Tasa Empleador | Base de Cálculo | Quién Paga |
|---|---|---|---|---|
| Federal Income Tax Withholding Retención del impuesto federal |
Varía Según Form W-4 |
N/A | Todos los salarios | Empleado |
| Social Security Tax (FICA) | 6.2% | 6.2% | Primeros $176,100 (2025) | Ambos |
| Medicare Tax (FICA) | 1.45% | 1.45% | Todos los salarios, sin tope | Ambos |
| Additional Medicare Tax | 0.9% | Sin match | Salarios > $200,000 | Empleado |
| FUTA — Federal Unemployment Tax Solo empleador |
$0 | 6.0% (efectivo 0.6% con crédito estatal) |
Primeros $7,000 por empleado | Empleador |
| Florida Reemployment Tax Impuesto estatal de desempleo (SUTA) |
$0 | 2.7% nuevos empleadores — 0.1% a 5.4% experiencia |
Primeros $7,000 por empleado | Empleador |
| Florida State Income Tax | ✅ NO EXISTE — Florida no tiene impuesto estatal sobre el ingreso personal | |||
Florida Reemployment Tax — Lo que Todo Empleador Nuevo Debe Saber
El Florida Reemployment Tax (equivalente al SUTA federal) es administrado por el Florida Department of Revenue. Los empleadores nuevos comienzan con una tasa fija de 2.7% sobre los primeros $7,000 de salarios de cada empleado por año. Esta tasa se mantiene por aproximadamente 10 trimestres (2.5 años). Después, el Department of Revenue asigna una tasa basada en el historial de reclamaciones de desempleo de la empresa, que puede oscilar entre 0.1% y 5.4%. Este impuesto lo paga únicamente el empleador — nunca se descuenta del salario del empleado.
Form I-9 — Verificación de Elegibilidad para Trabajar
Todos los empleadores en EE.UU. deben verificar la identidad y autorización de trabajo de cada nuevo empleado usando el Form I-9 (Employment Eligibility Verification), emitido por el USCIS (U.S. Citizenship and Immigration Services). El empleado completa la Sección 1 el primer día de trabajo. El empleador debe completar la Sección 2 dentro de 3 días hábiles a partir del primer día de trabajo pagado. El I-9 no se envía al gobierno pero debe estar disponible para inspección por ICE en cualquier momento.
📅 Plazo: 3 días hábiles desde el primer día
Form W-4 — Retención de Impuesto Federal
Cada nuevo empleado debe completar y firmar el Form W-4 (Employee’s Withholding Certificate) antes de recibir su primer cheque. Este formulario le indica cuánto impuesto federal retener de cada pago. Si el empleado no entrega el W-4, el IRS requiere que retengas al tipo para soltero sin ajustes (single, no adjustments), lo que puede resultar en sub-retención. Los empleados pueden actualizar su W-4 en cualquier momento.
📅 Antes del primer cheque de pago
Reporte de Nuevo Empleado (New Hire Reporting)
La ley federal (42 U.S.C. 653a) y la ley de Florida requieren que todos los empleadores reporten a sus nuevos empleados y re-contratados al directorio estatal de nuevos empleados (State New Hire Registry). En Florida, esto se hace a través del Florida Dept. of Commerce (floridajobs.org). El reporte debe hacerse dentro de 20 días a partir de la fecha de contratación. Esta información se usa principalmente para localizar padres que no pagan manutencción de hijos y para prevenir fraude en programas de asistencia.
📅 Plazo: 20 días desde la fecha de contratación
Registrar Nombre y Número de Seguro Social (SSN)
El IRS requiere que registres el nombre exacto y el Social Security Number (SSN) de cada empleado. Este número debe coincidir exactamente con el que aparece en el Form W-2 al final del año. No uses un ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) en lugar del SSN para identificación de empleado — los dos tienen prioridades diferentes ante el IRS.
📅 Antes del primer pago
Configurar el Payroll y los Depósitos de Impuestos
Configura tu sistema de nómina para retener y depositar todos los impuestos requeridos (Federal Income Tax, Social Security, Medicare) en los plazos establecidos por el IRS. Los depósitos deben hacerse electrónicamente a través del EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System). Tu horario de depósito (mensual o bisemanal) es determinado por el IRS según tu historial de obligaciones tributarias.
📅 EFTPS: eftps.gov — inscripción gratuita
| Formulario | Qué es | Fecha Límite |
|---|---|---|
| Form I-9 Al contratar |
Verificación de identidad y elegibilidad para trabajar en EE.UU. (USCIS). Emple. completa Sección 1 el primer día; empleador completa Sección 2 en 3 días hábiles. | 3 días hábiles desde el primer día |
| Form W-4 Al contratar |
Certificado de retención del empleado (IRS). Indica cuánto impuesto federal retener. Mantener en archivo — no se envía al IRS salvo notificación escrita. | Antes del primer cheque |
| Form 941 Trimestral |
Employer’s Quarterly Federal Tax Return. Reporta impuesto federal retenido + Social Security + Medicare de cada trimestre. | Abr 30 • Jul 31 • Oct 31 • Ene 31 |
| Form 940 Anual |
Employer’s Annual Federal Unemployment (FUTA) Tax Return. Reconcilia el impuesto FUTA del año calendar. | 31 de enero (o Feb 10 si depósitos al día) |
| Form W-2 Anual |
Wage and Tax Statement. Debe entregarse a cada empleado Y presentarse ante la SSA (Social Security Administration). | 31 de enero — a empleados y SSA |
| Florida RT Quarterly Trimestral |
Reporte trimestral del Florida Reemployment Tax. Se presenta y paga al Florida Department of Revenue. | Abr 30 • Jul 31 • Oct 31 • Ene 31 |
| New Hire Report Al contratar |
Reporte de nuevo empleado al directorio estatal de Florida. Requerido por ley federal y estatal. Se presenta en floridajobs.org. | 20 días desde la contratación |
| Documento | Tiempo Mínimo | Fuente Legal |
|---|---|---|
| Registros de nómina (payroll records): nombre, horas, salarios pagados, tasas | 3 años | FLSA — DOL Fact Sheet #21 |
| Registros de cálculo de tiempo: tarjetas, horarios, tablas de tasas salariales | 2 años | FLSA — DOL Fact Sheet #21 |
| Form I-9 (verificación de elegibilidad) | 3 años desde contratación, o 1 año después de terminación, lo que ocurra más tarde. Guardar separado del expediente de personal. | USCIS / ICE |
| Registros de impuestos de empleo: W-4, W-2, Form 941, confirmaciones de depósito | 4 años desde la fecha en que el impuesto fue pagado o era exigible (lo que ocurra más tarde) | IRS — Publication 15 (Circular E) |
| Acuerdos de negociación colectiva, contratos de empleo | 3 años | FLSA |
Guardar el I-9 en el expediente de personal es una violación
El Form I-9 debe guardarse en un archivo separado de los demás documentos del empleado. ICE puede solicitar los I-9s con solo 3 días hábiles de aviso. Las multas por violaciones del I-9 pueden llegar hasta $28,619 por trabajador según la ley vigente. Asegúrate de que todos los I-9s estén organizados, completos y accesibles por separado.
📷 Todo empleador debe publicar estos avisos en un lugar visible para los empleados
Requerido por el Dept. of Labor para todo empleador sujeto a la FLSA. Disponible gratis en dol.gov.
Family and Medical Leave Act — requerido para empleadores con 50+ empleados. DOL, dol.gov.
Requerido para la mayoría de empleadores. OSHA, osha.gov. Disponible gratis.
Requerido para empleadores con 15+ empleados. EEOC, eeoc.gov.
Requerido por la Sección 448.109 de los Estatutos de Florida para empleadores que pagan el salario mínimo estatal. Disponible en inglés, español y creole en floridajobs.org.
Requerido por la ley de Florida para empleadores con cobertura de Workers’ Compensation.
| Violación | Penalidad | Fuente |
|---|---|---|
| No pagar el salario mínimo o horas extra (FLSA) | El empleador debe los salarios no pagados más una cantidad igual en daños liquidados (liquidated damages) — en efecto, el doble de lo adeudado. Más honorarios del abogado del empleado. | 29 U.S. Code §216 — DOL |
| No retener o depositar impuestos de empleo | Penalidad de hasta 15% del monto no depositado. Trust Fund Recovery Penalty: responsabilidad personal del 100% del impuesto no depositado. | IRS — Publication 15 |
| Form 941 presentado tarde | 5% por mes (hasta 25% del impuesto no pagado) + interés | IRS |
| Form I-9 incompleto, incorrecto o no almacenado correctamente | Multas civiles de $281 a $28,619 por empleado (según tipo de violación). Violaciones intencionales pueden resultar en cargos criminales. | USCIS / ICE |
| No presentar Form W-2 a tiempo | De $60 a $630 por formulario dependiendo de cuánto tarde se presente | IRS |
| No reportar nuevo empleado en Florida (New Hire) | Multa estatal por no reportar dentro de los 20 días requeridos | Florida Dept. of Commerce |
📋 Checklist Maestro del Empleador en Florida
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